Planejar uma reunião parece ser a coisa mais simples do mundo. É só chamar algumas pessoas para tratar de um determinado assunto e tudo ok! Isso todos nós sabemos. Será que sabemos mesmo? Por que tantas reuniões terminam sendo definidas como perda de tempo? Planejar a reunião é de suma necessidade. Por isso, reuni algumas dicas para você planejar esses encontros e render mais produtividade através deles.
1- O primeiro passo é definir o assunto que será tratado. Deixar claro o propósito da reunião e os objetivos a serem alcançados.
2- Verificar quais serão as pessoas certas para participarem da reunião. Elas terão que contribuir de forma efetiva com o desenvolvimento da mesma.
3- Avisar os convidados com antecedência. Uns 10 dias antes da reunião, convidar cada um de forma pessoal, informando data, horário, local e assunto a ser tratado. Depois, 48 horas antes relembrar. Dessa forma, ninguém é pego desprevenido.
4- Sentar com as pessoas que estarão a frente da reunião, para que sejam definidos os tópicos dentro do assunto selecionado. Para melhor desenvolvimento da reunião, deverá existir essa listagem. Através da mesma, serão levantados questionamentos e colocações que poderão ser acrescidas com o posicionamento de cada participante. Essa técnica garantirá o maior aproveitamento do tempo.
5- Estipular um prazo de duração para a reunião. Deixar separado também, o tempo para cada tópico a ser tratado na reunião. Isso evitará o uso de todo tempo em apenas uma parte do assunto. Dessa forma, fica garantida a abordagem de todo o assunto definido antecipadamente, durante a reunião.
6- Escolher um local amplo e que garanta o melhor rendimento dos participantes. O espaço pode ser dentro da própria organização ou em um ambiente externo.
7- Deve ser bem planejada a organização das cadeiras e mesas (ou uma única mesa). Será interessante trabalhar com formas diferenciadas, não necessariamente posicionar as cadeiras como é de costume. A colocação das cadeiras no espaço, refletirá de forma direta na liberação da criatividade dos integrantes.
8- É necessário criar um material de apoio para cada participante. Fornecer informações como a pauta da reunião será um elemento básico. Dependendo da necessidade, deverá ser fornecido materiais que auxiliem a participação de todos. O material será construído conforme a condição financeira da empresa para aquele evento. Nunca veja esse isso como como custo, e sim, como investimento.
9- Preparar um coffe-break ou apenas água e café, é o minímo que você poderá oferecer aos integrantes da reunião. O coffe-break será um recurso imprescindível e totalmente relevante, dependendo da duração e do horário estabelecido para a reunião.
Você também terá que pensar em quais ferramentas, você precisará para realizar a reunião de forma mais clara e interativa. As ferramentas podem ser: Tv, Dvd, vídeos, Computador, DataShow, Flip-Chart, dentre outros.
10 - Você deverá escolher três pessoas para atuarem na reunião como:
*Condutor - Pessoa responsável por dirigir a reunião, repassando as informações e estimulando a participação de todos.
*Controlador do tempo - Responsável por controlar o tempo utilizado para cada tópico e para que a reunião aconteça no prazo estipulado.
*Relator - Aquele que registrará todas as informações obtidas através da reunião. O que for acordado e desenvolvido durante, deverá ser repassado através de uma ata. A mesma, será produzida pelo relator.
11- E por último, entrega da ata para todos os participantes. Dessa forma, todos poderão ter o registro de tudo que será feito a partir da reunião em diante. Diante disso, a cobrança dos prazos e desenvolvimento das atividades estabelecidas através desse encontro poderá ser supervisionada.
Ps: O que deverá conter na ATA:
- Local da reunião
- Data
- Horário
- Listagem com o nome de todos os participantes
- Tema e tópicos tratados durante a reunião
- Tudo que foi colocado no momento da reunião em relação a participação de todos os participantes
- Atividades acordadas a serem realizadas pós reunião - com prazos.
- Agradecimento pela participação
Pronto! Depois desses passos, a garantia de uma EXCELENTE reunião é garantida!
Rebeca Barros
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