2/02/2011

COMO ORGANIZAR UMA REUNIÃO


Nesses últimos dias, meu sobrenome tem sido reunião com um mix de capacitação.

Por isso, tive a brilhante ideia de compartilhar alguns passos necessários para a efetivação de uma boa reunião.

1- DEFINIR O ASSUNTO ALVO - Então, nunca podemos programar uma reunião sem antes conhecermos as causas para tal, é de suma necessidade entendermos o porquê desse acontecimento.

2- PESSOAS ENVOLVIDAS - Depois de definir o assunto a ser tratado, deveremos fazer uma lista constando as pessoas que estão envolvidas a cerca dessas questões. Geralmente as reuniões são feitas por departamentos ou áreas, assim fica mais fácil focar em algo de forma bem mais específica.

3- ELABORAR UMA PAUTA E APRESENTAÇÃO - A pauta é imprescindível, se você for como eu, vai deixar passar um monte de observações super necessárias que não podem ficar de fora de forma alguma! Enumerar os pontos que serão tratados naquele momento, ajudará bastante! Dará um suporte ao locutor, para seguir uma linha de raciocínio mais organizada. Demonstrar que está sendo tudo feito na hora, sem nenhuma preparação, poderá desmerecer aquele encontro por parte dos ouvintes e passará insegurança a pessoa que está a frente, como mediador. Se essa pauta tiver condições de ser transformada em uma bela apresentação no Power Point ou qualquer outro tipo de programa específico para esse tipo de serviço, com certeza enriquecerá bastante a reunião, o estímulo visual ajuda muito na hora de transmitir uma comunicação eficaz.

4- OBTER RESULTADO - A reunião deve ser concluída, com a obtenção das respostas a cerca das necessidades expostas para esse encontro. As dúvidas devem ser esclarecidas, tanto para os ouvintes, bem como para a pessoa responsável por liderar esse momento. Sair de uma reunião sem a certeza de ter feito o que deveria ter sido realizado, proporcionará o sentimento de perda de tempo e levará a desmotivação de ambas as partes envolvidas nesse negócio.

5- FEEDBACK - Após a reunião, o trabalho será de observação, verificar se o que foi acordado está sendo efetuado de fato, é a grande questão. A comunicação será extendida e o acompanhamento dos resultados também, deverá sempre existir o momento "pós reunião", este acontecerá no dia a dia.

Obs: As entrelinhas entre os tópicos citados acima, irão sofrer diversas alterações, conforme a cultura, perfil, tempo, dedicação, interesse da empresa para com as questões que irão tratar com sua equipe de funcionários ou parceiros.

Rebeca Barros

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